Privacyverklaring Uw Zorg Chat
I.1 Uw Zorg Chat
Deze privacyverklaring aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens binnen Uw Zorg Chat is opgesteld door de huisartsenpraktijk waar u staat ingeschreven (‘Huisarts’)
I.2 Verwerkingsverantwoordelijke
Huisarts stelt de doelen en middelen vast waarvoor, en op basis waarvan, persoonsgegevens worden verwerkt binnen, dan wel door gebruik van, Uw Zorg Chat.
Huisarts is dan ook als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan te merken wat betreft het gebruik van, en de verwerkingen binnen Uw Zorg Chat.
I.3 Informatieplicht
Op Huisarts rust – als verwerkingsverantwoordelijke – de verplichting om de personen van wieHuisarts persoonsgegevens verwerkt te informeren over het hoe en waarom van die verwerkingen. Aan deze informatieplicht voldoetHuisarts door middel van deze privacyverklaring ten aanzien van de verwerkingen die plaatsvinden bij het gebruik van de Uw Zorg Chat.
I.4 Wijzigingen
Deze privacyverklaring is vastgesteld op 24 juni 2024.Huisarts kan deze verklaring in de toekomst aanpassen. Indien Huisarts deze verklaring aanpast zal de gewijzigde privacyverklaring op de website van Uw Zorg Chat (www.uwzorgchat.nl) worden gepubliceerd, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Als sprake is van wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, dan doet Huisarts haar best om die betrokkenen hierover ook direct te informeren.
II. Uw Zorg Chat
2.1 Uw Zorg Chat heeft als doel een laagdrempelig en toegankelijk platform te bieden waarmee patiënten contact kunnen leggen met de deelnemende praktijken ten aanzien zorg gerelateerde en niet-zorg gerelateerde vragen.
Gebruik van Uw Zorg Chat is vrijwillig en is alleen mogelijk indien u toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens – en daarmee waarschijnlijk ook gegevens betreffende uw gezondheid – via deze instant messaging service te verwerken. Deze toestemmingen zal u voorafgaand aan het gebruik van Uw Zorg Chat worden gevraagd.
Uw Zorg Chat dient als middel:
- om eenvoudig digitaal contact te leggen met de deelnemende praktijk in het kader van niet-zorg gerelateerde vragen;
- om digitaal zorg aan u te bieden, indien deze zorg digitaal kan worden verleend.
De relevante (niet-)zorg gerelateerde gegevens die u verstrekt via Uw Zorg Chat worden opgeslagen in het Huisarts Informatie Systeem (HIS) van de deelnemende praktijk. De chats in de Uw Zorg Chat worden 1 maand bewaard en automatisch verwijderd. Bij de zorg die de praktijk aan u biedt, zijn en blijven de gegevens in het Huisarts Informatie Systeem (HIS) altijd leidend.
Uw Zorg Chat is niet bedoeld om digitaal complexe zorg te bieden die beter fysiek kan worden geboden in één van de praktijken. In geval van complexe zorg zal u worden gevraagd naar één van de deelnemende praktijken te komen voor een fysiek consult.
III. Doeleinden en Middelen
1.Huisarts verwerkt uw persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden en met de onderstaande middelen indien:
- u een accountant voor de Uw Zorg Chat aanmaakt;
- u gebruik maakt van de Uw Zorg Chat; en
- uw gegevens door middel van de Uw Zorg Chat worden verzonden.
In dit onderdeel van de privacyverklaring hebben de volgende begrippen de betekenis zoals hieronder vermeld:
Accounthouder: een patiënt van een deelnemende praktijk die een account in de Uw Zorg Chat heeft aangemaakt;
Betrokkene(n): de (categorieën van) betrokkene(n) zoals genoemd in de privacyverklaring.
Bericht: een via de Uw Zorg Chat verzonden bericht, dat woorden, foto’s, video’s en/of spraak kan bevatten.
Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens over gezondheid, medische gegevens, genetische gegevens, gegevens over seksleven of seksuele geaardheid, gegevens waaruit raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken, de verwerking van biometrische gegevens voor het doel van de unieke identificatie van een natuurlijke persoon en persoonsgegevens over gevoelige familie- en financiële omstandigheden, opgenomen in een Bericht;
Derde: een natuurlijk persoon niet zijnde een Accounthouder zoals uw (minderjarig) kind, levenspartner, familielid of huisgenoot;
Persoonsgegevens: alle informatie met betrekking tot een Betrokkene, niet zijnde Bijzondere persoonsgegevens, opgenomen in een Bericht.
Als u de Uw Zorg Chat gebruikt dan kunnen uw persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden en met behulp van de onderstaande middelen door ons worden verwerkt:
Doeleinden en grondslagen
| Doeleinde | grondslag | |
| 1 | het aanmaken van een account voor u in Uw Zorg Chat |
|
| 2 | het communiceren tussen Huisarts en Accounthouder door middel van het versturen van berichten via Uw Zorg Chat in het kader van zorg en niet-zorg gerelateerde vragen |
|
| 3 | het opnemen van (Bijzondere) Persoonsgegevens – gecommuniceerd door Accounthouder via Berichten – in het Huisarts Informatie Systeem en/of CRM-systeem |
|
| 4 | het voorzien van uw Huisarts van geaggregeerde managementinformatie over het gebruik van Uw Zorg Chat |
|
| 5 | de beveiliging, controle en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik, en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid, van de (Bijzondere) Persoonsgegevens binnen Uw Zorg Chat en de continuïteit en goede werking van Uw Zorg Chat. |
|
Voor zover de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens voor een doeleinde is gebaseerd op het bestaan van een gerechtvaardigd belang (afweging belang vanHuisarts vs. belang van u als gebruiker van Uw Zorg Chat), wordt hieronder het gerechtvaardigd belang vanHuisarts of derde (per doeleinde) geformuleerd:
| Doeleinde | Gerechtvaardigd belang | Van wie? |
| A.4 | Huisarts in staat te stellen op basis van geaggregeerde informatie hoe Uw Zorg Chat functioneert | Huisarts |
- Middelen
B.1 (Categorieën van) betrokkenen
Huisarts maakt in het kader van de verwerkingen die plaatsvinden als gevolg van gebruik van de Uw Zorg Chat onderscheid van de volgende groepen van betrokkenen:
| 1 | Accounthouder |
| 2 | Derde |
B.2 (Categorieën van) persoonsgegevens
Huisarts kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens per doeleinde verwerken indien u de Uw Zorg Chat gaat gebruiken.
| Doeleinde | (Categorieën van) persoonsgegevens |
| A.1 | Accounthouder:
|
| A.2 | Accounthouder:
Derde:
|
| A.3 |
|
| A.4 |
|
| A.5 |
|
Toelichting A.1
Onderdeel van de inloggegevens is uw wachtwoord.Huisarts heeft geen toegang tot het door u aangemaakte wachtwoord. Deze worden in een afgeschermde en beveiligde omgeving beheerd door Amazon Cognito (een authenticatie- en autorisatieplatform voor toegang tot apps). Indien u uw wachtwoord bent vergeten, zal Huisarts binnen dat systeem slechts kunnen worden aangeven dat voor u de procedure in gang moet worden gezet om een nieuw wachtwoord aan te maken.
C. Verplichting tot verstrekking van persoonsgegevens
De verstrekking van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk als u gebruik wenst te gaan maken van Uw Zorg Chat. Persoonsgegevens die voor Huisarts noodzakelijk zijn om u instaat te stellen Uw Zorg Chat te gebruiken, zijn onder B aangegeven met een *. Mocht u deze gegevens niet willen verstrekken aan Huisarts dan kunt geen gebruik maken van Uw Zorg Chat.
D. (Categorieën) van ontvangers
De volgende (categorieën van) ontvangers kunnen in het kader van het gebruik van de Uw Zorg Chat persoonsgegevens van u ontvangen:
(Categorieën van) ontvangers | |
| Intern | Extern |
|
|
|
|
| |
E. Bron van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens die OneAssist van u als klant verwerkt, zijn afkomstig van, dan wel kunnen afkomstig, zijn van:
| Bron van de persoonsgegevens |
|
|
F. Bewaartermijnen
Huisarts bewaart uw persoonsgegevens gedurende onderstaande perioden. Na verloop van deze bewaartermijnen worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd/vernietigd door Huisarts.
| Doeleinde | Bewaartermijn |
| A.1 | de persoonsgegevens worden niet langer dan zes (6) maanden bewaard, gerekend vanaf de dag waarop een Accounthouder zich uitschrijft |
| A.2 | de Berichten, logging gegevens en communicatiegegevens worden in de Uw Zorg Chat niet langer bewaard dan één (1) maand, gerekend vanaf de dag dat een betreffend Bericht is verzonden. de overige persoonsgegevens voor dit doeleinde worden bewaard zolang ze relevant en bruikbaar zijn voor Huisarts, doch niet langer dan twee (2) jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin deze gegevens zijn verkregen door Huisarts. |
| A3 | de persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan twee (2) jaar, gerekend vanaf het moment dat Accounthouder of Derde zich uitschrijft. |
| A.4 | de geaggregeerde gegevens worden bewaard zolang ze relevant en bruikbaar zijn voor Huisarts |
| A.5 | de persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan één (1) maand nadat ze zijn verkregen voor dit doeleinde, tenzij het langer bewaren van deze persoonsgegevens noodzakelijk is om een vastgesteld incident af te handelen. |
Voor de duidelijkheid: de indeling van bovenstaande tabel is gebaseerd op de verschillende doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt bij gebruik van Uw Zorg Chat. Een aantal persoonsgegevens worden ten behoeve van verschillende doelen verwerkt. Indien een bepaald persoonsgegeven ten behoeve van een bepaald doeleinde niet langer wordt bewaard en zal worden verwijderd, kan het echter zo zijn dat dat persoonsgegeven in het kader van een ander doeleinde nog wel relevant is en om die reden bewaard blijft in Uw Zorg Chat. Het kan daarnaast ook zo zijn dat Huisarts bepaalde persoonsgegevens ook verwerkt voor doeleinden anders dan in het kader van het gebruik van Uw Zorg Chat. Zo bewaart Huisarts natuurlijk onder andere uw gegevens in het HIS van de deelnemnde praktijk en haar CRM-systeem.
Dus slechts indien ten aanzien van een persoonsgegeven alle daarop betrekking hebbende bewaartermijnen zijn verstreken, verdwijnt dat persoonsgegeven definitief uit alle systemen van Huisarts.
IV. Doorgifte persoonsgegevens aan SendBird
De persoonsgegevens die Huisarts van u verwerkt doordat u gebruik maakt van Uw Zorg Chat worden verzonden via, en opgeslagen en bewaard op, een server die in Europees Economische Ruimte (EER) staat. Ieder Bericht verzonden en ontvangen met Uw Zorg Chat komt terecht op die server.
De wijze waarop Uw Zorg Chat heeft ingericht en gebruikt, maakt dat Huisarts geen support vanuit Sendbird (de maker van de techniek achter de Uw Zorg Chat) behoeft. Die support wordt door Huisarts – door tussenkomst van OneAssist BV – dan ook niet afgenomen. Het zou in theorie zeer incidenteel kunnen voorkomen dat Huisarts – door tussenkomst van OneAssist BV – (indien zich een technisch probleem voor zou doen met betrekking tot de infrastructuur van Uw Zorg Chat) wel support behoeft en toegang geeft aan SendBird Korea (SendBird) tot de omgeving van Uw Zorg Chat om technische ondersteuning te kunnen bieden. SendBird Korea verstrekt deze ondersteuning vanuit Zuid-Korea. Dit houdt in dat SendBird in dat geval vanuit de Zuid-Korea inzage zou krijgen in het technische gedeelte van Uw Zorg Chat. Deze toegang zal Huisarts overigens iedere keer opnieuw en eenmalig actief aan SendBird moeten verstrekken, waarbij SendBird alleen in ‘view mode’ toegang krijgt tot dat deel van de omgeving van Uw Zorg Chat. SendBird Korea kan dan alleen zien wat er gebeurt en kan geen gegevens wijzigen, aanpassen of verwijderen.
SendBird Korea zou bij het verlenen van deze – zeer incidentele – technische ondersteuning aan Huisarts nadrukkelijk geen toegang krijgen tot de inhoud van de Berichten. Dit laat onverlet dat SendBird inzage zou kunnen krijgen in andere persoonsgegevens dan de persoonsgegevens in de Berichten. Om die reden zou in die zeer incidentele gevallen toegang door Sendbird Korea in de omgeving van Uw Zorg Chat in het kader van support door Huisarts wel kunnen worden aangemerkt als een doorgifte van Persoonsgegevens naar Zuid-Korea (en dus buiten de EER).
Voor doorgifte van persoonsgegevens naar Zuid-Korea bestaat een adequaatheidsbesluit. Dit houdt in dat de bescherming van uw persoonsgegevens in Zuid-Korea gelijk wordt geacht aan de bescherming die de AVG biedt en daarmee als een passend niveau van gegevensbescherming is vastgesteld.
V. Verwerkingen gebaseerd op uw toestemming
Huisarts verwerkt uw persoonsgegevens binnen de Uw Zorg Chat onder meer op basis van de grondslag dat u uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven aan Huisarts voor die verwerkingen. U heeft te allen tijde het recht deze toestemming weer in te trekken. Intrekking van uw toestemming kan via de Uw Zorg Chat of via e-mail (privacy@uwzorgchat.nl)
Mocht u uw toestemming intrekken dan zal Huisarts uw persoonsgegevens niet meer verwerken voor het doel waarvoor u toestemming had gegeven. Het intrekken van uw toestemming doet niets af aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóórafgaand aan de intrekking van uw toestemming.
U kunt in dit geval natuurlijk ook besluiten de Uw Zorg Chat niet meer te gebruiken en eventueel te verwijderen van uw telefoon of tablet.
VI. Persoonsgegevens van Derde
Het is mogelijk dat u via de Uw Zorg Chat persoonsgegevens van een ander dan uzelf aan Huisarts verstrekt. Huisarts gaat ervan vanuit dat in dat geval:
- u ouder of voogd bent van die persoon (Derde) en die persoon jonger is dan 16 jaar; of
- u de toestemming van deze persoon heeft verkregen om de persoonsgegevens die hem/haar/hen betreffen aan Huisarts te verstrekken
Indien blijkt dat u niet de ouder of voogd bent van de betreffende persoon en/of deze persoon ouder is dan 16 jaar, dan wel dat u van deze persoon geen voorafgaande toestemming hebt verkrijgen, is Huisarts – na u eerst gewaarschuwd te hebben – bevoegd u het gebruik van de Uw Zorg Chat (tijdelijk) te ontzeggen.
VII. Ouder dan 16 jaar
Het gebruik van de Uw Zorg Chat is slechts toegestaan door patiënten van een deelnemnde praktijk die 16 jaar of ouder zijn. Bij het aanmaken van een account voor Uw Zorg Chat controleert Huisarts de leeftijd van de gebruiker. Indien de leeftijd jonger is dan 16 jaar zal er geen account worden verstrekt door Huisarts.
VIII. Geautomatiseerde besluitvorming
Huisarts maakt in het kader van enige besluitvorming aangaande het gebruik van Uw Zorg Chat ten aanzien van u geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvormingsprocessen.
IX. Uw rechten als betrokkene
Als gebruiker van de Uw Zorg Chat heeft u wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens door Huisarts in dit verband te allen tijde het recht om (bij) Huisarts:
- u inzage te laten geven in de persoonsgegevens dieHuisarts van u verwerkt (inzagerecht)
- uw persoonsgegevens te laten rectificeren als deze onjuist zijn (correctierecht);
- uw persoonsgegevens te laten wissen (verwijderingsrecht/recht op vergetelheid);
- de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken (recht op beperking van verwerking);
- bezwaar te maken tegen de verwerking van (bepaalde van) uw persoonsgegevens (recht van bezwaar);
- uw persoonsgegevens aan Huisarts te laten verstrekken, dan wel uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten verstrekken (recht op dataportabiliteit).
Bovengenoemde rechten volgen uit de AVG. Deze rechten zijn niet altijd van toepassing. Voor de uitoefening van sommige rechten zal sprake moeten zijn van specifieke omstandigheden om daar een beroep op te kunnen doen. Huisarts verwijst voor deze specifieke omstandigheden naar artikel 15 t/m 18, 20 en 21 AVG.
Indien u gebruik zou willen maken van uw rechten kunt u een bericht via de Uw Zorg Chat of een e-mail sturen aan Huisarts (privacy@uwzorgchat.nl)met daarin beschreven van welk recht u gebruik maakt en op welke persoonsgegevens het verzoek betrekking heeft.
In het geval u Huisarts een e-mail stuurt waarbij gebruik maakt van de hier genoemde rechten, kan u gevraagd worden zich te identificeren. De reden hiervoor is dat Huisarts zeker dient te zijn dat zij daadwerkelijk de persoonsgegevens verstrekt (of op andere wijze verwerkt) op verzoek van de betrokkene die daar om verzoekt. Slechts indien het redelijkerwijs niet anders kan, kunnen we u vragen zich te identificeren door middel van uw legitimatiebewijs.
Mocht Huisarts een verzoek van u om een van bovengenoemde rechten uit te oefenen niet honoreren dan onderbouwt Huisarts schriftelijk waarom zij dat niet doet, dan wel kan doen.
X. Klachten
Mocht u onverhoopt een klacht hebben over de wijze waarop Huisarts met uw persoonsgegevens omgaat, dan probeert Huisarts dat graag eerst met u zelf op te lossen. U kunt in dat geval contact opnemen met ons via Uw Zorg Chat of e-mail (privacy@uwzorgchat.nl).
Datum: 28-06-2024